FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y SUS PRINCIPALES ELEMENTOS
Para
poder hablar de organización es necesario que exista cierto orden entre los
elementos que la forman. La estructura refleja las partes que componen la
organización así como las relaciones que existen entre ellas.
El
diseño organizativo o función de organización adopta un enfoque macro
organizativo ya que su objetivo es diseñar la estructura de la organización.
La
estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y
coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones
existentes entre gerentes y entre empleados y empleados.
Los departamentos de una organización se
pueden estructurar en tres formas: a) Por funciones, por productos/mercadeo o
en forma de matriz.TRABAJO
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER
POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
CONVENIO UNERG - IUTECP
PROCESO ADMINISTRATIVO
SECCIÓN #1
CONVENIO UNERG - IUTECP
PROCESO ADMINISTRATIVO
SECCIÓN #1
Fundamentos de la organización y sus principales
elementos
Profesora. Autoras:
Quientero yelizte Ambar Robertis 22.044.682
Gleydis Campo 21.629.781
Luisana Bello 22.772.900
Valeria Medrano 18.954.204
Guatire, mayo de 2015
Índice
Introducción
Fundamentos de la organización y tus
principales elementos
Estructura organizacional
Estructura vertical
Jerarquía administrativa
Centralización y descentralización
Tipos de estructuras organizacionales
Funcional
Productos / medios
Matricial
Basados en equipos
Basados en redes
Híbridos
Organizaciones virtuales
Conclusión
Bibliografía
Anexos
Introducción
El mundo empresarial genera para los que
participan en la economía global, el reto de permanecer siempre competitivos
implica asumir cambios, establecer relaciones, actualizarse, entre otros
factores importantes.
Una empresa es una organización bien
sea privada o pública, grande o pequeña siempre es importante y no menos
favorable dentro del mercado, el cual está integrada por recursos humanos, financieros,
materiales y técnico administrativos, la misma se enfoca en la producción de
bienes y/o servicios para la satisfacción de necesidades humanas.
Se debe tomar en cuenta que en toda
empresa, asociación u organización sea grande o pequeña deben existir una serie
de normas, pautas, actividades establecidas, como también se debe tomar en cuenta,
la jerarquía, contar con un equipo responsable, especializaciones y saber delegar
tareas entre los subordinados.
Existen diversidades de factores
importantes que no deben ser dejados a un lado, contar con una estructura
organizacional eficaz y con un nivel de jerarquía bien presentado permite el control
dentro de las empresas. Otro punto importante dentro de este tema es la
estructura vertical es importante tener una buena comunicación y líneas
directas con los subordinados darte un voto de confianza a los trabajadores hace
crecer la motivación laboral que es positivo para cualquier organización.
Cuando hablamos de jerarquía administrativa no se trata de saber quién es mejor o menos
importante si no de conocer el nivel de
autoridad y posición que se debe asumir dentro de las empresas. La estructura
centralizada se entiende que es cumplir con las actividades y responsabilidades
desde una sola voz de mando, en cuanto a la descentralización y no menos
importe los subordinados, empleados pueden aportar ideas, soluciones en global opinar
sobre las situaciones de la empresa.
Las estructuras organizacional tienen diversos tipos los cuales
son; organización funcional, medios y productos, estructura matricial,
organización basada en equipos, basada en red, estructura hibrido y por un último
organización virtual; cada una de estas tienen características y objetivos
diferentes algunas muy ventajosas otras con un poco de dificultades, pero
necesarias para llevar al éxito una empresa prospera.
FUNDAMENTO DE
LA ORGANIZACIÓN Y SUS PRINCIPALES ELEMENTOS
Según autores añadieron algunos
elementos al concepto de organización formal y le definieron como un conjunto
de posiciones funcionales y jerárquicas, orientadas a la producción de bienes y
servicios. Los principios fundamentales de la organización formal son:
- División del trabajo
- Especialización
- Jerarquía
- Distribución de la autoridad y la
responsabilidad.
- División del trabajo
El objetivo inmediato y fundamental de
una organización es producir bienes o servicios. Para ser eficiente, la
producción debe basarse en la división del trabajo, donde consiste en
descomponer un proceso complejo en una serie de pequeñas tareas. Donde en la
misma puede otorgarse a cada subordinado o trabajador una tarea donde pueda aportar
sus ideas y destacarse.
- Especialización
Es consecuencia de la división de
trabajo: cada órgano o cargo tiene funciones y tareas específicas y
especializadas.
Los autores neoclásicos adoptan estos
criterios y pasan a preocuparse por la especialización de los órganos que
conforman la estructura organizacional.
La especialización de trabajo
propuesta por la administración científica fue una manera de disminuir los
costos de producción y aumentar la eficiencia.
- Jerarquía
Es otra consecuencia de la división del
trabajo y la diversificación funcional en la organización. Las diversas
funciones impuestas por la especialización requiere el desdoblamiento de la
función de mando, cuya misión es dirigir las actividades para que cumplan en
armonía sus respectivas misiones. Esto significa que una organización siempre
necesita de una estructura jerárquica además de una estructura de funciones
especializadas, para dirigir las operaciones de los niveles subordinados. De
ahí surge el principio de jerarquía, también conocido principio escalar. En
toda organización formal debe existir una jerarquía por escala, esto permite
conocer de qué manera está estructurada la cadena de mando dentro de la
empresa, estratos o niveles de autoridad .A medida que se asciende en la escala
jerárquica, aumenta la autoridad del administrador.
- Responsabilidad
Significa el deber de desempeñar la
tarea o actividad para la que este asignada la persona. En general, el grado de
autoridad es proporcional al grado de responsabilidad asumida por la persona.
Es la relación contractual por la cual el subordinado acepta prestar ciertos
servicios a cambio de una recompensa o retribución monetaria. La autoridad
fluye del superior hacia el subordinado, mientras que la responsabilidad es la
obligación del subordinado de realizar esos 6 deberes. Por consiguiente, se
dice que la responsabilidad se delega a los subordinados, aunque en realidad se
delega la autoridad, y no solo la responsabilidad.
-
Delegación
(distribución de la autoridad)
Es el proceso de transferir
autoridad y responsabilidad a posiciones inferiores de la jerarquía. Muchas
organizaciones estimulan a sus gerentes a que deleguen autoridad en los niveles
inferiores de la jerarquía para lograr el máximo de flexibilidad, satisfacer
las necesidades del cliente y adaptarse al ambiente. Es importante delegar
autoridad y poder confiar en los subordinados de una empresa, eso permite
demostrarle que son parte de la organización o asociación, que son tomados en
cuenta dentro de la misma y motivarlos a seguir cumpliendo con sus actividades
de la mejor manera posible, reconocer el personal desde la dirección hasta el
nivel más bajo sin importar el nivel deben tomarse en cuenta es un punto importante para el éxito de una
organización.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de una empresa, es un
concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las entidades
que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común.
Según Mintzberg (1984):
Es el
conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y
la posterior coordinación de las mismas.
Según Strategor: (1988):
es el conjunto de las funciones y
de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad
deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.
Una organización puede estructurarse de diferentes
maneras y estilos, dependiendo de sus objetivos, el entorno y los medios
disponibles. La estructura de una organización determinará el modo en que está
distribuida y los que opera en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar.
Es por tanto la estructura organizacional de la
empresa u organización la que permite la asignación expresa de
responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas,
departamentos o filiales.
Según chavetano, aporta que:
La estructura organizacional es
el patrón para organizar el diseño de una empresa, con el fin de concluir las
metas propuestas y lograr el objetivo. Al escoger una estructura adecuada se da
a entender que cada empresa es diferente, y toman la estructura organizacional
que más se acomode a sus prioridades y necesidades y se “Debe reflejar la
situación de la organización.
La organización se refiere "a estructurar"
los elementos que corresponden a la mecánica administrativa como deben ser las
funciones, jerarquías y actividades.
La organización contribuye el dato final del aspecto
estático o de mecánica. Señalando en concreto cómo y quién va hacer cada cosa,
es decir, quien se hará cargo de cada actividad y que responsabilidad entra en
la misma, ya terminada la organización solo resta "actuar", integrar,
dirigir y controlar.
Estructura
vertical
La estructura vertical o conocida como la
organización lineal. La denominación "lineal" se debe al hecho de que
entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de
autoridad y responsabilidad, y también suele reconocerse por ser la más antigua
de las organizaciones. Es una organización simple y de conformación piramidal,
donde cada jefe recibe y transmite lo que pasa en su área.
Ø
Ventajas de la estructura
vertical
·
Las
organizaciones verticales proporcionan líneas claras de autoridad y una
envergadura estricta de control, lo que puede conducir a la alta eficiencia de
operación.
·
La
organización está compuesta por departamentos relativamente pequeños, lo que
permite que los administradores supervisen de cerca y controlen las actividades
de sus subordinados.
·
Cada
capa de la organización informa al que está directamente encima de él,
recorriendo todo la cadena hasta la alta dirección, y cada capa tiene sus
propias funciones y responsabilidades claramente definidas
·
Es
una estructura sencilla y fácil de comprensión.
·
Los
deberes y responsabilidades de los diferentes miembros y las relaciones entre
ellos aparecen claramente definidas.
·
No
hay conflicto de autoridad ni fugas de responsabilidad.
Ø Desventajas de la estructura vertical
·
Los
empleados en la parte inferior de una estructura vertical puede sentirse menos
valorados que aquellos en las posiciones más altas de la cadena.
·
Puede
que algunos empleados no disfruten de la cultura complementaria de la política,
que hace mucho hincapié en complacer al jefe.
·
También
puede tomar una gran cantidad de tiempo para que las decisiones de la alta
dirección se filtren a través de las múltiples capas, reduciendo la capacidad
de la organización para reaccionar rápidamente a un clima de negocios que cambia
rápidamente.
·
Debido
al control centralizado del poder, el liderazgo débil en la parte superior
puede perjudicar la eficacia de toda la organización.
·
Carece
de especialización.
·
No
hay flexibilidad para futuras expansiones.
·
La
comunicación, por obedecer a la escala jerárquica, se vuelve indirecta, lenta y
está sujeta a intermediarios y distorsiones.
Jerarquía
administrativa
El principio de jerarquía, también denominado
principio escalar, surge cuando la organización necesita una estructura
jerárquica, además de una estructura de funciones especializadas, para dirigir
las operaciones de los niveles subordinados. Se debe tener en cuenta que dentro
de una organización debe existir una autoridad y un patrón que deba seguirse y
que ponga las pautas dentro de la organización, donde los subordinados deban
cumplirlas.
La jerarquía administrativa, es definida por
Chiavenato (1.999), señalando que:
En toda organización formal
existe una jerarquía por escala, estratos o niveles de autoridad, los cuales
los superiores tienen cierta autoridad sobre los inferiores, es decir, a medida
que se asciende en la escala jerárquica, aumenta la autoridad de quien
desempeña el cargo.
Centralización y descentralización
Se refieren al nivel jerárquico
en que se toman las decisiones. Centralización significa que la facultad de
tomar decisiones se localiza cerca de la cúpula de la organización;
descentralización indica que la facultad de tomar decisiones se desplaza a los
niveles inferiores de la organización.
La centralización permite
acumular mejor esos conocimientos prácticos específicos y progresar mediante el
aprendizaje.
La Centralización se da cuando
una sola autoridad dentro de una organización es la responsable de todos los
sucesos dentro de estas es decir de los intereses comunes, esto en ocasiones
puede ser perjudicial debido a que una sola administración mal manejada puede
en ocasiones llevar a la empresa a la quiebra.
La descentralización no solo rige
con una sola autoridad si no con los aportes de subordinados o empleados de la
empresa los cuales aportan a la empresa no solo con su conocimiento respecto al
área en que se desenvuelvan si no dando idea para el rendimiento óptimo día
tras día de la organización.
TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Se entiende la estructura
organizacional como el medio del que se sirve una organización cualquiera para
conseguir sus objetivos.
En su sentido más amplio, la
estructura organizacional da orden a la empresa. Responsabiliza el talento humano de la
organización en cada una de las áreas que se han definido previamente.
Su finalidad es la de establecer
un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una organización
para trabajar juntos de forma óptima, a fin de que sean alcanzados los
objetivos corporativos.
Organización funcional
Es una autoridad sustentada en el
conocimiento, y se extiende a toda la organización; cada subordinado reporta
ante muchos superiores de manera simultánea, pero solo en los asuntos
concernientes a su especialidad. Ningún superior tiene autoridad total sobre
los subordinados, solo parcial o relativa.
La comunicación es directa en la
organización, esto hace que tenga mayor rapidez entre los diferentes niveles. La
jerarquía no es la que promueve las decisiones sino la especialidad, ya que son
los órganos o cargos especializados los que poseen el conocimiento necesario
para implementarla mejor.
Productos/Medios
La organización por
producto/medios, con frecuencia llamada organización por división, reúne en una
unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y
comercialización de un producto o un grupo relacionado de la misma o a todos
los que tratan con cierto tipo de cliente.
Cuando la división por departamentos
de una empresa se torna demasiado compleja para coordinar la estructura
funcional, la alta dirección crea divisiones semiautónomas. En cada división,
los gerentes y los empleados diseñan, producen y comercializan sus propios
productos.
La organización por
producto/medios puede seguir uno de tres patrones: división por producto, la
división geográfica que se utiliza por empresas de servicios, financieras y
otras no fabriles- y la división por cliente, donde la organización se divide
de acuerdo con los diferentes usos que los clientes realizan de los productos.
Matricial
La estructura matricial se
denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples. Una organización con una
estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Los empleados
tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una
cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en
forma vertical.
Una organización matricial es un
enfoque organizativo que asigna especialistas de diferentes departamentos
funcionales para que trabajen en uno o más proyectos dirigidos por un gerente
de proyecto. Es decir la estructura matricial es un medio eficiente para reunir
las diversas habilidades especializadas que se requieren para resolver un
problema complejo.
Este tipo de organización tiene
muchas ventajas unas de esas son; Permite reunir varios expertos en un equipo,
Mayor flexibilidad de la organización, pero así como tiene sus ventajas tiene
sus desventajas que son; El doble flujo de
autoridad en ocasiones origina conflicto y Puede propiciar estrés en los
miembros de los equipos al tener que rendir cuentas a dos jefes.
Ventajas y desventajas de
la estructura matricial
Ventajas:
·
Los
individuos pueden ser elegidos de acuerdo a las necesidades del proyecto.
·
El
uso de equipos de proyectos que son dinámicos y capaces de ver los problemas de
una manera diferente, como especialistas.
·
Los
gerentes de proyecto son directamente responsables de completar el proyecto
dentro de un plazo específico y presupuesto.
Desventajas:
·
Conflictos
de lealtad entre los responsables jerárquicos y gerentes de proyecto sobre la
asignación de los recursos.
·
Los
proyectos pueden ser difíciles de controlar si los equipos tienen mucha
independencia.
·
Los
costos pueden aumentar si más directivos (gestores de proyectos) se crean
mediante el uso de equipos de proyecto.
Basadas en equipos
El uso de equipos como base del
diseño para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo. Es una determinada
manera de organizar el trabajo para lograr ciertos objetivos de desempeño, y
que se materializa en un conjunto de personas comprometidas con esos objetivos,
con un claro enfoque de trabajo, siendo mutua y solidariamente responsables por
el cumplimiento de dichos objetivos, en aras de brindar una respuesta adecuada
y oportuna a las necesidades de los clientes.
Los equipos superan el desempeño
individual o el de los grupos organizacionales mayores, en particular, cuando
el desempeño exige múltiples habilidades, criterios y experiencias. La mayoría
de las personas reconocen la capacidad de los equipos; la mayoría tiene el
sentido común para hacerlos funcionar. No obstante, gran parte de ellos pasan
por alto las oportunidades que brindan.
Ventajas y Desventajas basadas en equipo
Ventajas
·
La
cantidad de tiempo que lleva tomar una decisión es mucho menor cuando se hace
en equipo.
·
Los
empleados sienten que tienen espacio para opinar por lo que están más motivados
a cumplir con sus obligaciones.
·
El
modelo de organización basada en equipos permite a los diferentes departamentos
comunicarse libremente.
·
Tener
un representante de cada departamento en el proceso de toma de decisiones
permite a los sectores de la empresa trabajar en conjunto hacia un objetivo en
común.
Desventajas:
·
Esto
puede prolongar la resolución del problema que se está tratando.
·
Cada
representante de un departamento puede ser parcial a sus necesidades, generando
conflicto dentro del equipo.
·
El
tiempo suele ser un problema porque no hay un gerente coordinando las reuniones.
·
Se
puede tardar más en llegar a una decisión.
Basadas en redes
Es una organización aprendiente
integrada por unidades organizativas flexibles que se coordinan a través de la
discusión o de la adaptación mutua.
Asimilan sobre todo la tecnología
de Internet, Informática y Telecomunicación, lo que permite generar potentes
efectos de red y por tanto, no sólo una Intranet o Red Interna, sino también
una red de redes, robusta y estable, en la que se involucran muchas empresas
vertical y horizontalmente, interna y externamente.
Buscan la eficiencia por la
reducción de los costos, el control por la adquisición de mucha información
(evitando así situaciones de inseguridad), la potenciación de la creatividad e
innovación, y la estabilidad. Lo que confiere gran flexibilidad y capacidad de
cambio para adaptarse al entorno.
Ventajas y desventajas de una organización basada en red:
Ventajas
·
Permite
competitividad en escala global, pues aprovecha las ventajas en todo el mundo,
así mismo alcanza calidad y precios en sus productos o servicios.
·
Flexibilidad
de fuerza de trabajo y habilidad para hacer las tareas donde se hacen
necesarias.
Desventajas
·
Falta
de control global, pues los gerentes no tienen todas las operaciones dentro de
su empresa y dependen de contratos, coordinación, negociación y mensajes
electrónicos con otras empresas para hacer que todo funcione en conjunto.
·
La
lealtad de los empleados se debilita, pues las personas sienten que pueden ser
sustituidas por otros contratos de servicios.
Híbridos
La Estructura Híbrida, también
conocida como Estructura Matriz Es
atípica ya que reúne a los empleados y directivos de diferentes departamentos
para trabajar hacia el logro de una meta. La estructura de matriz es una
combinación de las estructuras funcionales y de división. La primera divide
departamentos dentro de una empresa de funciones desarrolladas, mientras que el
segundo los divide por productos, clientes o ubicación geográfica. Los
propietarios de pequeños negocios deben entender los beneficios y limitaciones
de la estructura de matriz antes de implementarla en sus negocios.
Cuando hablamos de la estructura
Organizativa Híbrida suelen ser más
flexibles que las estructuras divisionales y funcionales. En ella existe
una buena relación entre los altos directivos (jefes o gerentes) y los
empleados. Esto ayuda a resolver los problemas de todos empleados con
facilidad, aumentando así el rendimiento efectivo de los mismos dentro de la
empresa.
Como toda estructura u
organización tienen tanto factores positivos como negativos es así cuando
hablamos de las a principal desventaja de la estructura híbrida es
la probabilidad de tener conflictos entre los departamentos y divisiones
corporativas. Podrían haber dilemas entre los directores de proyecto y los de
departamento con respecto a los plazos y recursos. También puede haber
confusión en cuanto a las funciones y responsabilidades que debe cumplir cada
empleado.
Organizaciones virtuales
La Organización Virtual o también
llamada la Organización en Red, se basa en la contratación de empresas
independientes para realizar aquellas actividades en las cuales son mejores
asociándose en una red, que actúa como una sola empresa.
Las organizaciones virtuales
tienen como objetivo principal la flexibilidad, y son muy parecidas a las
organizaciones en trébol y en red. Son organizaciones orientadas al mercado,
que se configuran como un conjunto de cadenas de valor relacionadas entre
proveedores, clientes, competidores, otras organizaciones y la propia empresa.
Ventajas y desventajas de la organización virtual:
Ventajas:
·
Emplean
a pocos trabajadores
·
Suele
ser más rápidas. Porque son capaces de desarrollar nuevos productos o servicios
en poco tiempo.
·
Las
organizaciones virtuales son ligeras.
Desventajas:
·
Dificultad
para motivar a los trabajadores a distancia y hacerles partícipes de los
objetivos de la compañía lo que puede llevar a que ésta pierda parte de su
fuerza corporativa.
·
Las
empresas deben poner especial énfasis en la seguridad de la información, tanto
a nivel físico como a nivel de redes.
·
Finalmente,
existe la posibilidad de perder el control sobre el negocio, al surgir un
conflicto con alguna de las empresas que conforman la red.
Conclusión
La estructura organizacional nos
permite alcanzar objetivos establecidos en la empresa, ya que contar con una
estructura organizacional sin importar su tamaño, como su palabra lo dice
organización permite tener un control eficaz de las actividades y metas que se
establecen en la misma. No debemos pasar por alto que la estructura de la
organización cuando se está diseñando debe ser flexible y adaptarte al
crecimiento de la empresa.
A través de un diseño
organizacional se busca alcanzar un nivel de eficacia y eficiencia favorable
para la organización.
Los superiores (jefes o gerente)
deben tener en presente que es
importante tomar en cuenta las opiniones de los empleados y de
menor jerarquía también, las ideas y aportes que ellos ofrecen a la empresa ya
que ellos son los encargados de producir el día a día del producto o servicio
que se vende en la organización, ellos son el punto focal de la empresa y tomar
en cuenta sus ideas ayudara a mejores producciones, mejor ambiente laboral, motivarlos
a seguir trabajando con mayor entusiasmos y general beneficios positivos a la
empresa.
Se desarrolla este tema con el
fin de que las personas, gerente, jefes, subordinados, entiendan que con una
estructura organizacional bien presentada y los niveles de mando establecidos
forman un factor clave para el mejor desarrollo de las actividades o tareas que
se establecen y así alcanzar el objetivo máximo de la empresa, y poder
establecer futuras direcciones y desarrollo de la misma manera.
Bibliografía
Mintzberg (1984) Estructura organizacional http://esctructuraorganizacional.blogspot.com/
Chiavetano Estructura organizacional
https://prezi.com/w3s1pklcyhoe/la-estructura-organizacional-segun-chiavenato-es-el-patron-p/
Strategor: (1988) Estructura organizacional http://esctructuraorganizacional.blogspot.com/
(Documento en línea) (Consultado, mayo 13/2015)
http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol16_4_07/aci101007.html
(Documento en línea)
(Consultado, mayo 14/2015)
https://carolromero.wordpress.com/2013/08/17/la-organizacion-virtual/
TRIPTICO
DIAPOSITIVAS
No hay comentarios:
Los comentarios nuevos no están permitidos.